รายงานการเงิน

แปดรายงานที่ครอบคลุมว่าเงินมาจากไหนและยังค้างอยู่เท่าไร ทุกตัวใช้ตัวกรอง Period มาตรฐาน คือ Daily, Monthly, Yearly หรือกำหนดช่วงวันเอง และดาวน์โหลดเป็น CSV หรือ PDF ได้

รายงานรายได้สามตัวตอบคำถามเดียวกันว่า เงินมาจากไหน แต่ตัดคนละมุม คือแยกตาม ประเภทห้อง แยกตาม แผนราคา และแยกตาม บริการเสริม รายได้ค่าห้องปรากฏอยู่ในสองตัวแรก จึงห้ามเอามาบวกกัน ให้เลือกมุมที่ตรงกับเรื่องที่คุณกำลังจะตัดสินใจ

• Key Performance Indicators (ตัวชี้วัดผลการดำเนินงานหลัก):
  • สรุปผลประกอบการในหน้าจอเดียว หนึ่งแถวต่อหนึ่งเดือนตลอดปีที่เลือก คอลัมน์ได้แก่ ช่วงเวลา จำนวนคืนห้องที่มีให้ขาย จำนวนห้องที่ขายได้ อัตราการเข้าพัก ราคาเฉลี่ยต่อวัน รายได้ต่อห้องที่เปิดขาย และรายได้รวม พร้อมการ์ด Average occupancy rate ควรอ่าน ADR กับ RevPAR คู่กัน ไม่ใช่แยกกัน เพราะ ADR คือรายได้ต่อห้องที่ ขายได้ ส่วน RevPAR คือรายได้ต่อห้องที่ มีให้ขาย ถ้า ADR ทรงตัวแต่ RevPAR ลดลง แปลว่าราคาของคุณไม่มีปัญหา แค่ขายห้องได้น้อยลง ซึ่งเป็นปัญหาด้านความต้องการ ไม่ใช่ด้านราคา แต่ถ้าลดลงทั้งคู่ แปลว่าคุณลดราคาแล้วก็ยังไม่เต็ม
• Guest Ledger (บัญชีผู้เข้าพัก):
  • หนึ่งแถวต่อหนึ่งบัญชีผู้เข้าพัก แสดงว่าถูกเรียกเก็บเท่าไรและจ่ายไปแล้วเท่าไร การ์ดสรุปให้ Total guests และ Total receipts คอลัมน์ได้แก่ ชื่อผู้เข้าพัก หมายเลขห้อง วันเช็คอิน วันเช็คเอาต์ ค่าห้อง ค่าบริการเสริม ยอดรวมที่เรียกเก็บ ยอดที่ชำระแล้ว และ ยอดคงค้าง ค่าห้องกับบริการเสริมแยกคอลัมน์กัน บิลก้อนใหญ่จึงอ่านออกได้ทันทีว่าเป็นการพักยาว หรือเป็นการใช้จ่ายเพิ่มเยอะ คอลัมน์ยอดคงค้างคือสิ่งที่แผนกต้อนรับต้องเคลียร์ให้หมดก่อนเช็คเอาต์ ส่วนที่เหลือค้างหลังแขกออกไปแล้วจะกลายเป็นเรื่องของรายงานลูกหนี้
• Transactions Report (รายงานธุรกรรม):
  • ทุกการชำระเงินที่ถูกบันทึกในช่วงเวลานั้น เป็นรายการเรียบ ๆ คอลัมน์ได้แก่ วันที่บันทึก เลขที่การจอง วันเช็คเอาต์ ประเภทการชำระเงิน ผู้เข้าพัก และยอดรวม นี่คือรายงานที่ต้องเปิดเมื่อตัวเลขที่อื่นกระทบยอดไม่ลง เพราะมันคือความเคลื่อนไหวดิบ ไม่ใช่ยอดสรุป การชำระเงินที่ซ้ำหรือลงวันที่ผิดจึงโผล่ให้เห็นที่นี่ ประเภทการชำระเงินมาจากที่ตั้งไว้ในวิธีการชำระเงิน
• Revenue by Room Type (รายได้แยกตามประเภทห้อง):
  • รายได้ที่มาจากห้องแต่ละประเภท พร้อมอัตราการเข้าพักที่อยู่เบื้องหลัง การ์ดสรุปให้ Total revenue, Average occupancy rate, Average daily rate, Revenue per available room และ Total rooms sold overall พร้อมกราฟ Revenue distribution by room type คอลัมน์ได้แก่ ประเภทห้อง จำนวนห้องที่มีให้ขาย จำนวนห้องที่ขายได้ อัตราการเข้าพัก ราคาเฉลี่ยต่อวัน รายได้ RevPAR และ สัดส่วนของรายได้รวม ควรตัดสินประเภทห้องด้วย RevPAR ไม่ใช่ด้วยรายได้รวม เพราะห้องสวีทที่ทำรายได้รวมน้อยกว่าห้องมาตรฐาน อาจยังเป็นประเภทห้องที่ทำผลงานดีที่สุด เนื่องจากมันมีจำนวนน้อยกว่ามาก
• Revenue from Extras (รายได้จากบริการเสริม):
  • ทุกอย่างที่ขายเพิ่มจากค่าห้อง ทั้งอาหารเช้า รถรับส่ง สปา ซักรีด และอะไรก็ตามที่ตั้งไว้ในบริการเสริม การ์ดสรุปให้ Total revenue, Total items sold, Total extra types และ Top selling extra พร้อมกราฟ Revenue distribution by extra คอลัมน์ได้แก่ รายการหรือบริการ จำนวนที่ขายได้ ราคาต่อหน่วย รายได้รวม สัดส่วนของรายได้บริการเสริมทั้งหมด และ ประเภทห้องที่ซื้อมากที่สุด คอลัมน์สุดท้ายคืออันที่คนมักมองข้าม เพราะมันบอกว่าห้องประเภทไหนซื้อบริการเสริมตัวไหน ซึ่งเป็นเหตุผลที่ทำให้ควรเอาบริการนั้น ไปรวมอยู่ในแผนราคาของห้องประเภทนั้น แทนที่จะเสนอให้ทุกคนเหมือนกันหมด
• Revenue per Rate Plan (รายได้แยกตามแผนราคา):
  • รายได้จัดกลุ่มตามราคาที่ผู้เข้าพักจอง ทำให้แยกออกว่าส่วนลดไหนช่วยให้ห้องเต็มจริง และส่วนลดไหนแค่ไปลดราคาห้องที่ยังไงก็ขายได้อยู่แล้ว การ์ดสรุปให้ Total revenue, Total bookings, Number of rate plans และ Top rate plan พร้อมกราฟ Revenue distribution by rate plan คอลัมน์ได้แก่ แผนราคา ประเภทห้อง จำนวนการจอง สัดส่วนของรายได้ สัดส่วนของการจอง และรายได้รวม ให้เทียบสองคอลัมน์เปอร์เซ็นต์นั้นดู แผนที่กินการจอง 30% แต่ได้รายได้แค่ 15% คือแผนที่ลดราคามากกว่าที่มันหาเงินได้ แผนราคาตั้งค่าที่ราคาหลัก และราคาตามฤดูกาล
• Debtor Report (รายงานลูกหนี้):
  • ผู้เข้าพักที่ออกไปแล้วโดยยังติดเงินอยู่ การ์ดสรุปให้ Total debtors, Total amount owed และ Average days outstanding พร้อมกราฟ Total amount owed per day คอลัมน์ได้แก่ ชื่อลูกหนี้ เลขที่การจอง วันเช็คเอาต์ ยอดค้างรวม จำนวนวันที่ค้าง และ ข้อมูลติดต่อ คอลัมน์จำนวนวันที่ค้างคือตัวที่ตัดสินว่าคุณจะทำอะไร หนี้ที่ค้างสามวันคืองานธุรการที่ต้องตามต่อ หนี้ที่ค้างเก้าสิบวันคือการตัดสินใจว่าจะตัดหนี้สูญไหม และคอลัมน์ข้อมูลติดต่อมีไว้เพื่อให้โทรได้จากหน้าจอนี้เลย
• Deposit Report (รายงานเงินมัดจำ):
  • เงินที่รับล่วงหน้าสำหรับการเข้าพักที่ยังไม่เกิดขึ้น ซึ่งคือเงินสดที่คุณถืออยู่แต่ยังไม่ได้เป็นรายได้ การ์ดสรุปให้ Total deposits collected, Total deposit amount และ Top payment method พร้อมกราฟ Total deposit amount per day คอลัมน์ได้แก่ เลขที่การจอง ชื่อผู้เข้าพัก วันเช็คอิน วันเช็คเอาต์ จำนวนคืนห้อง ยอดมัดจำ วันที่ชำระ และ วิธีการชำระเงิน เงินมัดจำเข้ามาตามกฎที่ตั้งไว้ใน นโยบายการชำระเงิน ถ้ารายงานนี้บางกว่าที่คาดไว้ สาเหตุมักเป็นแผนราคาที่ยังไม่ได้ผูกนโยบายไว้ มากกว่าจะเป็นเรื่องของหน้านี้