รายงานการจอง

แปดรายงานเกี่ยวกับการจอง ว่ามีอะไรเกิดขึ้น มาจากช่องทางไหน อะไรหลุดไป และข้อมูลผู้เข้าพักที่คุณมีหน้าที่ต้องเก็บหรือนำส่ง ทุกตัวใช้ตัวกรอง Period มาตรฐาน คือ Daily, Monthly, Yearly หรือกำหนดช่วงวันเอง และดาวน์โหลดเป็น CSV หรือ PDF ได้

มีเรื่องหนึ่งที่ต้องเข้าใจก่อนอ่านรายงานใดในกลุ่มนี้ คือรายงานเหล่านี้กรองตาม วันที่ทำการจอง ไม่ใช่วันที่ผู้เข้าพักมาพัก ยกเว้นที่ระบุไว้เป็นอย่างอื่น การจองที่ทำในเดือนมีนาคมเพื่อเข้าพักเดือนกรกฎาคม จึงนับอยู่ในเดือนมีนาคม

• Reservations Made (การจองที่เกิดขึ้น):
  • ทุกการจองที่ถูกสร้างขึ้นในช่วงเวลานั้น ไม่ว่ามาจากช่องทางใด การ์ดสรุปให้ Total reservations made, Total nights booked และ Average lead-in days คอลัมน์ได้แก่ เลขที่การจอง ผู้เข้าพัก วันที่สร้าง วันเช็คอิน วันเช็คเอาต์ จำนวนคืนห้อง lead-in days และยอดจองรวม Lead-in days คือระยะห่างระหว่างวันที่ทำการจองกับวันที่มาถึง เป็นตัวเลขที่มีประโยชน์ที่สุดในรายงานนี้ เพราะค่าเฉลี่ยที่ลดลงแปลว่าผู้เข้าพักจองกระชั้นขึ้น และราคาของคุณมีเวลาปรับตัวน้อยลง
• Reservations by Source (การจองแยกตามช่องทาง):
  • การจองชุดเดียวกันจัดกลุ่มตามที่มา พร้อมบอกต้นทุนของแต่ละช่องทางอย่างชัดเจน เหนือตารางมีกราฟ Revenue by source และ Booking sources distribution และการ์ด Top booking source บอกว่าช่องทางไหนใหญ่ที่สุด คอลัมน์ได้แก่ ช่องทาง ประเภท (จองตรงหรือ OTA) จำนวนการจอง รายได้ สัดส่วนการจอง commission และ net revenue สองคอลัมน์รายได้นี่แหละคือหัวใจ เพราะช่องทางที่ดูใหญ่จากรายได้รวม อาจเล็กกว่าการจองตรงเมื่อหักค่าคอมมิชชั่นแล้ว และปุ่มสลับ Revenue type ให้ดูตารางแบบก่อนหักหรือหลังหักได้ เพื่อเห็นข้อนี้ชัด ๆ ส่วนตัวช่องทางเองตั้งค่าที่ช่องทางการจอง
• No-Show Reservations (การจองที่ไม่มาเข้าพัก):
  • การจองที่ผู้เข้าพักไม่มาและไม่ได้ยกเลิก กรองตาม วันเช็คอิน ที่เขาไม่มา ไม่ใช่วันที่จอง การ์ดสรุปให้ Total no-shows, Total room nights lost, Total outstanding balance และ Not yet paid reservations คอลัมน์ได้แก่ เลขที่การจอง วันเช็คอิน ห้อง ชื่อผู้เข้าพัก จำนวนผู้เข้าพัก จำนวนคืนที่จอง ยอดบิลรวม และสถานะการชำระเงิน ควรอ่านคู่กับคอลัมน์สถานะการชำระเงิน เพราะการไม่มาเข้าพัก ที่จ่ายล่วงหน้าแล้วไม่ทำให้คุณเสียอะไร ส่วนที่ยังไม่จ่ายคือทั้งห้องว่างและบิลค้าง ซึ่งต้องตามคนละแบบกัน
• Cancellations (การยกเลิก):
  • การจองที่ถูกยกเลิกในช่วงเวลานั้น พร้อมมูลค่าที่เสียไป การ์ดสรุปให้ Total cancellations, Total room nights lost และ Total charges lost คอลัมน์ได้แก่ เลขที่การจอง ชื่อผู้เข้าพัก วันที่จอง วันเช็คอินที่วางแผนไว้ วันออกที่วางแผนไว้ จำนวนคืนรวม และยอดรวม เพราะแสดงทั้งวันที่จองและวันที่จะมาถึง คุณจึงเห็นว่าการยกเลิกมาช้าแค่ไหน อันที่มาก่อนวันเข้าพักไม่กี่วันคืออันที่แพง เพราะไม่เหลือเวลาขายห้องนั้นใหม่
• Guest Registration (การลงทะเบียนผู้เข้าพัก):
  • บันทึกการลงทะเบียนแบบเต็มของผู้เข้าพักในช่วงเวลานั้น ซึ่งคือสิ่งที่คุณต้องยื่น เมื่อมีเจ้าหน้าที่ขอ การ์ดสรุปให้ Total guests registered, Total pre-checked in และ Total registered at front desk ซึ่งเป็นสัดส่วนที่บอกว่าเช็คอินล่วงหน้า ช่วยลดงานหน้าเคาน์เตอร์ได้จริงแค่ไหน คอลัมน์ได้แก่ ชื่อผู้เข้าพัก เลขที่การจอง หมายเลขห้อง วันเช็คอินและเช็คเอาต์ เลขพาสปอร์ตหรือบัตรประชาชน อีเมล โทรศัพท์ ที่อยู่ ที่อยู่สำหรับออกใบเสร็จ รหัสไปรษณีย์ เมือง ประเทศ และยอดคงเหลือ รายงานนี้มีข้อมูลส่วนบุคคลของคนจริง ควรระวังในการจัดการไฟล์ที่ส่งออกไป
• TM.30 (รายงานผู้เข้าพักชาวต่างชาติ):
  • ส่วนย่อยของรายงานข้างบนที่จำเป็นต่อการแจ้ง ตม. คือเฉพาะผู้เข้าพักชาวต่างชาติ จัดรูปแบบตาม ตม.30 การ์ดสรุปให้ Total foreign guests, Top nationality และ Average length of stay คอลัมน์ได้แก่ ชื่อ ชื่อกลาง นามสกุล เพศ เลขพาสปอร์ต สัญชาติ วันเกิด วันเช็คเอาต์ และโทรศัพท์ กฎหมายไทยกำหนดให้ข้อมูลที่แจ้งต้องถูกต้อง จึงควรตรวจว่าเลขพาสปอร์ตและสัญชาติถูกบันทึกครบตอนเช็คอินก่อนส่งออก เพราะรายงานนี้แสดงสิ่งที่ถูกบันทึกไว้ ไม่ใช่สิ่งที่เป็นจริง
• Blocked Rooms (ห้องที่ถูกปิด):
  • ห้องที่ถูกนำออกจากการขายในช่วงเวลานั้น และเพราะอะไร การ์ดสรุปให้ Total blocked rooms และ Total room nights lost คอลัมน์ได้แก่ หมายเลขห้อง ประเภทห้อง วันเริ่ม วันสิ้นสุด จำนวนคืนที่ปิด และ เหตุผล นี่คือรายงานที่ใส่ตัวเลขให้กับงานซ่อมบำรุง เพราะทุกคืนที่ปิดคือคืนที่ขายไม่ได้ และคอลัมน์เหตุผลคือที่ที่คุณจะรู้ว่า มันคือการซ่อม การปรับปรุง หรือห้องที่มีคนกันไว้แล้วลืมปลด ส่วนการปิดและเปิดห้องทำที่ปฏิทิน
• Guest App Usage (การใช้งานแอปผู้เข้าพัก):
  • ผู้เข้าพักใช้แอปผู้เข้าพักจริงแค่ไหน ติดตามตามช่วงเวลาด้วยกราฟ Guest app usage trend การ์ดสรุปให้ Total bookings, Total guests และ Total app installations คอลัมน์ได้แก่ ช่วงเวลา จำนวนการจอง จำนวนผู้เข้าพัก จำนวน การติดตั้งแอป จำนวน การสแกน QR และจำนวนคืนห้องรวม ควรอ่านยอดติดตั้งเทียบกับจำนวนผู้เข้าพัก ไม่ใช่ดูตัวเลขโดด ๆ เพราะ 40 ครั้งถือว่าดีถ้ามีผู้เข้าพัก 60 คน แต่ถือว่าแย่ถ้ามี 600 คน ส่วนการสแกน QR บอกว่าคนที่ติดตั้งไปแล้วยังเปิดใช้อยู่หรือเปล่า